Arquivar por cores: usar pastas coloridas facilita a localização dos documentos

Em sua maioria os escritórios de advocacias e departamentos jurídicos separam seus advogados e colaboradores por área de atuação. Assim são criados os “Grupos de Prática Jurídica” na área Contencioso Cível, por exemplo. Que nada mais é que advogados especializados neste assunto.

O arquivo jurídico também pode ser identificado por área de atuação e uma das formas mais “ilustrativas” é usar cores para cada um destes Grupos de Prática.

Quais seriam as vantagens de se adotar pastas coloridas?

Um exemplo:

Um escritório tem sua especialidade em 3 áreas do direito: Contencioso Cível, Penal e Trabalhista.

E em seu arquivo foram definidas as seguintes cores para cada área:

Contencioso Cível   - Pastas na cor VERMELHO

Penal                      - Pastas na cor CINZA

Trabalhista              - Pastas na cor AZUL

Vantagens de usar as cores

• AGILIDADE NA LOCALIZAÇÃO DE PASTAS NO ARQUIVO

(o arquivista poderá encontrar rapidamente a pasta solicitada, pois além de ter um numero de classificação (ou tombo, ou número de localização física), ele terá o visual diferenciado. Podendo somente procurar pela cor da área da pasta solicitada)

• LOCALIZAÇÃO DE PASTAS EMPRESTADAS

(é muito comum o intercâmbio (troca) de pastas dentro de advocacias e departamentos jurídicos, no momento da localização de uma pasta emprestada se a pasta de um setor estiver em outro, esta facilmente será identificada. Ex.: uma pasta Trabalhista sendo usada por um advogado do Grupo de Prática Contenciosa Cível, seria somente uma pasta Azul em meio a outras muitas Vermelhas)

• REDUÇÃO DE ERROS NO MOMENTO DA GUARDA DE PASTAS

(assim como as pastas, visores também trariam a cor da pasta a ser guardada, portanto não se arquivaria uma pasta Penal no local da Trabalhista)

• IDENTIFICAÇÃO DA ESPECIALIDADE DO ADVOGADO

(o arquivista poderá conhecer a área de atuação deste ou aquele advogado, facilitando assim o atendimento)

• FACILIDADE NO ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS

(uma vez que o arquivista identifica o advogado pela área de atuação e cor da pasta que ele utiliza, este não arquivará os documentos deste advogado em uma pasta que ele não usa)

• FACILIDADE NA IDENTIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

(por muitas vezes os arquivistas não conseguem identificar onde arquivar alguns documentos (em sua maioria por estes documentos não terem informações suficientes para identifica-lo), sendo assim, por conhecer a cor da pasta que o advogado que enviou o documento usa, o arquivista já pode filtrar o local de arquivamento e perguntar para o “Grupo de Prática” correto onde arquivar)

Uma dica: caso você trabalhe em um escritório pequeno não substitua as pastas, mas use as cores nas etiquetas.

Você pode usar sua criatividade nestes casos:

 

 

(colocando uma tarja na etiqueta, uma bolinha na cor do Grupo de Prática)

Assim posteriormente, quando todos notarem que aumentou a eficiência do arquivo com esta medida, negocie a compra das pastas coloridas.

 

Alguns Grupos de Prática Jurídica encontrados em escritórios de advocacias e sugestões de cores para estes:

ANTITRUSTE __________

(processos judiciais que envolvam a prática de abuso de poder econômico, concorrências. No que tem tramitação (andamento) CADE - Conselho Administrativo de Defesa Econômica e na SDE - Secretaria de Direito Econômico)

CONTENCIOSO CIVEL  __________                 

DIREITO DO CONSUMIDOR  __________

FINANCIAMENTO E OPERAÇÕES BANCÁRIAS (BANCO CENTRAL)  __________

FUSÕES E AQUISIÇÕES  __________

INFRAESTRUTURA E GRANDES PROJETOS  __________

MEIO AMBIENTE __________

PENAL  __________

PROPRIEDADE INTELECTUAL  __________

SEGUROS  __________

SOCIETÁRIO  __________

TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIO  __________

TRIBUTÁRIO  __________

Mas claro que são somente sugestões e cabe ao arquivista e os advogados resolverem quais as melhores opções para cada grupo.