O Arquivo Jurídico na visão de muitos advogados é o setor que somente traz despesas ao escritório.
Seja com a compra de pastas ou pagamentos de salários aos funcionários, os arquivos jurídicos não são os setores que irão trazer renda a “atividade profissional”. A única forma que se pensa em custo benefício é quanto à agilidade na recuperação da informação desejada, ou seja, se o Arquivo consegue atender prontamente a solicitação do Advogado fazendo com que este não perca tempo realizando pesquisas para encontrar a informação (documento) solicitada(o). Na visão dos administradores dos escritórios desta forma o Arquivo estará gerando lucro, pois o tempo necessário para a resolução daquele assunto será menor e o Advogado poderá tratar assuntos de outros clientes.
Na realidade é esta a função do Arquivo Jurídico: Auxiliar o Advogado entregando-lhe com celeridade as informações solicitadas.
É claro que a guarda, manutenção, preservação e outras atividades também fazem parte deste contexto, mas atender prontamente com as informações corretas é o que os Advogados esperam do setor de Arquivos do seu escritório.
Mas como fazer com que seu arquivo gere renda?
É muito comum em Escritórios de Advocacia à guarda de documentos dos clientes que não estão vinculados a um processo corrente (ativo), seja por que poderão ser utilizados no processo, ou mesmo até casos (ações judiciais) encerrados em que o cliente solicita que o Escritório guarde, pois ele (cliente) não sabe o que fazer com esta documentação e mesmo o advogado informando que o processo está findo o cliente quer que o guarde.
E os Advogados até no sentido de manter a parceria com o cliente acolhem ao seu pedido, mas não sabem da realidade de todos os Arquivos: A falta de espaço físico.
Então nestes casos é muito bem vinda a contratação de uma empresa de guarda de documentos para efetuar esta guarda. O escritório pode firmar um contrato com o cliente repassando o valor desta guarda mais os trabalhos efetuados com cadastro e recuperação quando necessário.
Exemplo: a empresa de guarda de documentos X cobra por mês R$ 0,41 pelo armazenamento de 1 caixa de 20 kilos que comporta 3 caixas arquivos, BOX como conhecemos.
Então, repassaríamos ao cliente o valor de R$ 4,10 informando que será referente ao armazenamento, cadastro, seguro e eventual limpeza dos documentos.
Obviamente que estes serviços além do seguro, às empresas de guarda de documentos já os dispõe em contrato, mas como em primeiro momento a responsabilidade pela guarda será do escritório, é justa a cobrança por tal.
Desta forma ao mesmo tempo em que o Arquivo “ganha espaço”, vai se tornando “auto-sustentável” no que diz respeito a dinheiro.
