Relatórios para auditoria: como seu arquivo jurídico pode ajudar neste procedimento.

Em escritórios de advocacia é comum o envio de relatórios constando a situação (andamento) dos processos de sua responsabilidade.

Este relatório é uma das formas que os clientes dos escritórios saberem como os trabalhos estão sendo efetuados em relação aos seus assuntos e pendências judiciais.

Geralmente os clientes contratam “Empresas de Auditoria” especializadas nestes assuntos, ou mesmo outros escritórios para que avaliem os trabalhos.

Os advogados então ficam incumbidos de passar os relatórios aos clientes ou outros que este determinar. E isso é feito mensalmente (em sua maioria de casos).

O Arquivo Jurídico (Bibliotecário ou Arquivista) pode auxiliar nesta atividade, passando as informações do processo que são encontradas nos andamentos processuais.

Quais são as informações que o arquivo jurídico deve transmitir aos advogados?

As informações mais comuns solicitadas em relatórios são:

• NATUREZA DA CAUSA OU “TIPO DE AÇÃO” (aqui o escritório informa se a ação é Cível, Trabalhista, Tributária e etc. Também por muitas vezes se informa o nome da ação. Ex: Ação Indenizatória)

• OPONENTE OU PARTE CONTRÁRIA (aqui se informa contra quem está sendo movida a ação. Ex.: Fazenda Nacional)

• VALORES ENVOLVIDOS OU VALOR DA CAUSA (onde se posta o valor que se dá à causa)

• SITUAÇÃO DO PROCESSO (informa-se o andamento processual. Em que fase encontra-se o processo)

• POSSIBILIDADE DE EXITO (por meio de seus conhecimentos técnicos e vivencias jurídicas, os advogados colocam a probabilidade de ganho da ação)

• HONORÁRIOS DEVIDOS (aqui temos duas possibilidades. Os honorários advocatícios, para o escritório, ou também honorários de sucumbência, quando se perde ação e tem que pagar a parte contrária)

Nos 4 primeiros itens o Arquivo Jurídico pode auxiliar o advogado.

Estas informações estão em sua maioria disponíveis nos sites dos tribunais, quando se faz uma consulta processual (verificação do andamento)

(para saber como ver andamentos processuais veja este post)

Os 2 últimos itens são mais técnicos e somente os advogados responsáveis podem avaliar e transmitir os dados.

Com o Arquivo ajudando nestas atividades os advogados podem dispor de seu tempo para a resolução de novos casos, gerando mais lucro ao escritório e o arquivo por sua vez, pode entregar um novo produto, exercendo a sua principal função: Auxiliar o Advogado entregando-lhe com celeridade as informações solicitadas.