Ao ingressarem novos colaboradores na equipe, deve-se iniciar o treinamento com a atividade de guarda de pastas.
Pode parecer um absurdo deixar a responsabilidade da guarda de processos a uma pessoa que ainda não tenha a visão do escritório e não saiba ao certo como funcionam as rotinas, mas esta atividade visa exatamente isso. É por meio da guarda de pastas que o novo colaborador vai ter a percepção das seguintes informações:
- Fluxo de pedidos (pela quantidade de pastas a serem guardadas ele irá perceber o quanto é exigido diariamente da equipe)
- Nome dos clientes do escritório (durante a atividade de guarda é inevitável que se tenha que ler as informações contidas na identificação das pastas e assim os nomes dos clientes vão se fixando na memória)
- Pastas usadas com maior frequência (as pastas que este funcionário já guardou vão se memorizando, seja por meio do local de guarda ou pelo nome do cliente)
- Dimensão do arquivo (a inevitável movimentação em meio ao acervo durante a guarda de pastas faz que este colaborador tenha esta noção de tamanho)
- Responsabilidade e solidariedade no trabalho (o mais importante fator nesta atividade, pois fica claro para o colaborador que uma pasta que ele guarde errado fica comprometido todo o trabalho dos demais colegas e este sentimento de solidariedade para com o trabalho do demais fica muito explícito)
Obviamente que não fica dispensado o acompanhamento e monitoração desta atividade, mas sem dúvidas após um ou dois dias já se percebe que o novo colaborador estará menos ansioso por conta de todas as novidades inerentes a um novo emprego ou ambiente de trabalho e a absorção de novas informações será muito melhor efetuada.
Após o novo colaborador estar ciente de todos estes requisitos básicos no trabalho de uma equipe de arquivo jurídico, deve-se mostrar as demais atividades. Agindo desta forma a compreensão e assimilação do contexto do arquivo diante do escritório/empresa será muito mais fácil para ele.
