Treinando novos colaboradores na sua equipe de arquivo jurídico: guardar pastas como primeira atividade.

Ao ingressarem novos colaboradores na equipe, deve-se iniciar o treinamento com a atividade de guarda de pastas.

Pode parecer um absurdo deixar a responsabilidade da guarda de processos a uma pessoa que ainda não tenha a visão do escritório e não saiba ao certo como funcionam as rotinas, mas esta atividade visa exatamente isso. É por meio da guarda de pastas que o novo colaborador vai ter a percepção das seguintes informações:

• Fluxo de pedidos (pela quantidade de pastas a serem guardadas ele irá perceber o quanto é exigido diariamente da equipe)

• Nome dos clientes do escritório (durante a atividade de guarda é inevitável que se tenha que ler as informações contidas na identificação das pastas e assim os nomes dos clientes vão se fixando na memória)

• Pastas usadas com maior frequência (as pastas que este funcionário já guardou vão se memorizando, seja por meio do local de guarda ou pelo nome do cliente)

• Dimensão do arquivo (a inevitável movimentação em meio ao acervo durante a guarda de pastas faz que este colaborador tenha esta noção de tamanho)

• Responsabilidade e solidariedade no trabalho (o mais importante fator nesta atividade, pois fica claro para o colaborador que uma pasta que ele guarde errado fica comprometido todo o trabalho dos demais colegas e este sentimento de solidariedade para com o trabalho do demais fica muito explícito)

Obviamente que não fica dispensado o acompanhamento e monitoração desta atividade, mas sem dúvidas após um ou dois dias já se percebe que o novo colaborador estará menos ansioso por conta de todas as novidades inerentes a um novo emprego ou ambiente de trabalho e a absorção de novas informações será muito melhor efetuada.

Após o novo colaborador estar ciente de todos estes requisitos básicos no trabalho de uma equipe de arquivo jurídico, deve-se mostrar as demais atividades. Agindo desta forma a compreensão e assimilação do contexto do arquivo diante do escritório/empresa será muito mais fácil para ele.

Agravos: como arquivar estes recursos e porque o de Instrumento fica em pasta separada.

Sabe-se que os Advogados fazem vários recursos para que seu cliente tenha direito ao objeto pleiteado nos processos. Dentre estes os Arquivistas recebem RECURSOS DE AGRAVOS para serem arquivados ora em pastas existentes no seu arquivo, ora para que se abra uma pasta nova somente para este Agravo até então.

Saiba porque isso ocorre:

Existem seis (6) tipos de Agravos e cada um deles para finalidades diferentes;

Ø    AGRAVO DE INSTRUMENTO (art. 522 CPC);

Ø    AGRAVO RETIDO (art. 522 CPC);

Ø    AGRAVO INTERNO (contra decisão interlocutória que nega embargos infringentes) (art. 532 CPC);

Ø    AGRAVO INTERNO (contra decisão interlocutória que nega recurso especial ou recurso extraordinário) (art. 544 CPC);

Ø    AGRAVO DE INSTRUMENTO (contra decisão interlocutória que nega a apelação ou agravo de instrumento do art.522) (art. 557 CPC);

Ø    AGRAVO REGIMENTAL (contra decisão interlocutória que nega recurso especial ou recurso extraordinário no STJ e STF) (art. 258 Regimento Interno do STJ e art. 317 Regimento Interno do STF);

Somente no primeiro (Agravo de Instrumento art.522) o Arquivista geralmente abre uma nova pasta.

Este recurso é interposto para que outro tribunal (instância superior) avalie o pedido e faça com que prossiga o processo (pedido anterior).

Assim, é enviado para este tribunal alem do recurso de agravo, “tudo que aconteceu no processo até o momento” (principais peças), o que gera neste tribunal uma nova pasta e conseqüentemente no seu arquivo também.

Essa pasta após a decisão (acórdão) sobre o que se pede no agravo, deverá ser enviada para o tribunal do processo principal (instancia inferior) e fica apensa (amarrada com barbante) no processo inicial (principal).

TODOS OS DEMAIS AGRAVOS SÃO ARQUIVADOS NO PRINCIPAL, ou seja, são arquivados como as demais petições na pasta já existente.

NOTA: No processo principal o Advogado é obrigado a informar o Juiz que “entrou” com um Agravo de Instrumento, e ele o faz por meio de uma petição (art.526 CPC). Então esta petição tem a mesma data de protocolo do agravo, é sobre o agravo, mas não fica arquivada na pasta do agravo e sim no processo principal (inicial).

Processo Judicial: porque demora tanto para que possa retirá-lo do meu arquivo?

Muitos Arquivistas e Bibliotecários não sabem como funciona um processo judicial e porque demora tanto para eu possa retirá-lo de seu arquivo.

Entender de processos é função do advogado, mas conhecer o ambiente em que se esta inserido só nos faz sermos melhores profissionais.


Os processos judiciais passam por algumas etapas e em todas elas podem caber recursos (defesas) para os envolvidos. Ainda neste sentido os Advogados tem prazo para fazer as defesas e os juizes não tem prazo para a resolução dos pedidos. 
(estão tentando melhorar este ultimo, mas na prática ainda é isso mesmo)

Estes são alguns dos motivos do processo demorar a ter uma solução e encerramento.

Encontrei um video bem simplório que pode ajudar a entender quais as etapas de um processo judicial.

Vale a pena conferir.

Entendendo melhor como funciona os procedimentos, melhoramos nosso relacionamento e "falaremos a mesma língua" com nossos clientes: os Advogados.