Tabela de temporalidade: o erro dos Bibliotecários e Arquivistas em escritórios jurídicos. 1/2

É muito comum Bibliotecários e Arquivistas ao iniciar as atividades em arquivos jurídicos quererem implantar uma Tabela de Temporalidade Documental - TTD.
Na formação destes profissionais eles são orientados de que cada documento tem seu prazo de guarda e que após este prazo eles devem ter uma destinação final, ou seja, para estes profissionais os documentos devem permanecer em seu arquivo por um período e depois devem ser encaminhados a um outro lugar ou serem descartados.

Então estes profissionais elaboram uma tabela com informações como estas:

E os Advogados prontamente dizem não a aplicação desta tabela.

Os Bibliotecários e Arquivistas NÃO estão errados, mas as informações que eles tiveram em sua formação são pertinentes a cada documento tratado individualmente, o que não se aplica aos processos jurídicos, pois estes possuem diversos tipos de documentos que visam comprovar o que está escrito em uma petição.

Não se deve tratar cada documento de um processo jurídico individualmente.

O processo jurídico independentemente do tipo de ação e tipos de documentos encontrados nele devem ser tratados como um documento só. E a aplicação da tabela de temporalidade será para este 1 só documento.
Todos os documentos juntados em um processo jurídico formam a ação, e estes obedecem a uma seqüência de procedimentos prevista nos códigos de processos.

Um exemplo: ao se iniciar um processo, além da petição inicial é obrigatório que se junte os seguintes documentos:

• PROCURAÇÃO (onde o autor determina quem será o Advogado(os) que o irá representar)
• RG ou CONTRATO SOCIAL (para comprovar que quem está entrando com ação existe)
• GUIA DE CUSTAS PROCESSUAIS (guia paga custeando a ação perante ao juízo)

Outros documentos também são juntados (sempre para provar que o autor tem o direito), mas vamos ficar com estes.
Se formos determinar a temporalidade de cada um destes documentos isoladamente teríamos:

• PROCURAÇÃO (validade de 1 ano) (os carimbos de autenticação de cartórios tem esta validade)
• RG ou CONTRATO SOCIAL (validade permanente) (nos processos colocam-se cópias simples, mas nos casos de cópias autenticadas idem a procurações)
• GUIA DE CUSTAS PROCESSUAIS (validade 5 anos) (trata-se de tributo e os tributos tem esta validade)

Esta mera representação desde já nos remeteria a três períodos diferentes de guarda destes documentos, mas como estes documentos estão associados a um processo eles tem garantida a mesma validade do processo, ou seja, estes documentos são válidos enquanto o processo existir.

Então como posso aplicar uma Tabela de Temporalidade em um Arquivo Jurídico?

Veja o próximo post...



Tabela de temporalidade: o erro dos Bibliotecários e Arquivistas em escritórios jurídicos. 2/2

Como posso aplicar uma Tabela de Temporalidade em um Arquivo Jurídico?

Não se aplica tabela de temporalidade em processos judiciais (jurídicos) até que eles tenham a decisão final (trânsito em julgado).

O processo jurídico é ativo e corrente, ou seja, todos seus documentos têm validade garantida até que se tenha o trânsito em julgado da decisão, que nada mais é que uma decisão que não se cabe recurso, ou seja, após esta decisão o advogado nada pode mais fazer no processo.

Geralmente é a decisão (acórdão) dos Supremos Tribunais (3ª instância), mas existem poucos casos em que o processo transita em julgado em instâncias inferiores (1ª e 2ª instâncias).

Portanto para se aplicar uma tabela de temporalidade deve-se observar se o processo encontra-se nesta fase (trânsito em julgado) e a partir deste momento definir 2 anos de guarda (eu coloco mais 1 por segurança) e só após este período avaliar se ira tratar individualmente os documentos para uma guarda maior ou mesmo o descarte destes.

Os 2 anos de guarda após o trânsito em julgado são para que se entre com uma ação rescisória, onde se tentaria rescindir a decisão final (art. 495 CPC), mas são muito raros os casos onde se caibam esta ação.

NOTA: Existem outros casos, por exemplo, processos tributários por homologação que se pede 10 anos de guarda após o trânsito em julgado, mas me referenciei para as ações cíveis pois são mais comuns em Escritórios de Advocacias.

Arquivar por cores: usar pastas coloridas facilita a localização dos documentos

Em sua maioria os escritórios de advocacias e departamentos jurídicos separam seus advogados e colaboradores por área de atuação. Assim são criados os “Grupos de Prática Jurídica” na área Contencioso Cível, por exemplo. Que nada mais é que advogados especializados neste assunto.

O arquivo jurídico também pode ser identificado por área de atuação e uma das formas mais “ilustrativas” é usar cores para cada um destes Grupos de Prática.

Quais seriam as vantagens de se adotar pastas coloridas?

Um exemplo:

Um escritório tem sua especialidade em 3 áreas do direito: Contencioso Cível, Penal e Trabalhista.

E em seu arquivo foram definidas as seguintes cores para cada área:

Contencioso Cível   - Pastas na cor VERMELHO

Penal                      - Pastas na cor CINZA

Trabalhista              - Pastas na cor AZUL

Vantagens de usar as cores

• AGILIDADE NA LOCALIZAÇÃO DE PASTAS NO ARQUIVO

(o arquivista poderá encontrar rapidamente a pasta solicitada, pois além de ter um numero de classificação (ou tombo, ou número de localização física), ele terá o visual diferenciado. Podendo somente procurar pela cor da área da pasta solicitada)

• LOCALIZAÇÃO DE PASTAS EMPRESTADAS

(é muito comum o intercâmbio (troca) de pastas dentro de advocacias e departamentos jurídicos, no momento da localização de uma pasta emprestada se a pasta de um setor estiver em outro, esta facilmente será identificada. Ex.: uma pasta Trabalhista sendo usada por um advogado do Grupo de Prática Contenciosa Cível, seria somente uma pasta Azul em meio a outras muitas Vermelhas)

• REDUÇÃO DE ERROS NO MOMENTO DA GUARDA DE PASTAS

(assim como as pastas, visores também trariam a cor da pasta a ser guardada, portanto não se arquivaria uma pasta Penal no local da Trabalhista)

• IDENTIFICAÇÃO DA ESPECIALIDADE DO ADVOGADO

(o arquivista poderá conhecer a área de atuação deste ou aquele advogado, facilitando assim o atendimento)

• FACILIDADE NO ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS

(uma vez que o arquivista identifica o advogado pela área de atuação e cor da pasta que ele utiliza, este não arquivará os documentos deste advogado em uma pasta que ele não usa)

• FACILIDADE NA IDENTIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

(por muitas vezes os arquivistas não conseguem identificar onde arquivar alguns documentos (em sua maioria por estes documentos não terem informações suficientes para identifica-lo), sendo assim, por conhecer a cor da pasta que o advogado que enviou o documento usa, o arquivista já pode filtrar o local de arquivamento e perguntar para o “Grupo de Prática” correto onde arquivar)

Uma dica: caso você trabalhe em um escritório pequeno não substitua as pastas, mas use as cores nas etiquetas.

Você pode usar sua criatividade nestes casos:

 

 

(colocando uma tarja na etiqueta, uma bolinha na cor do Grupo de Prática)

Assim posteriormente, quando todos notarem que aumentou a eficiência do arquivo com esta medida, negocie a compra das pastas coloridas.

 

Alguns Grupos de Prática Jurídica encontrados em escritórios de advocacias e sugestões de cores para estes:

ANTITRUSTE __________

(processos judiciais que envolvam a prática de abuso de poder econômico, concorrências. No que tem tramitação (andamento) CADE - Conselho Administrativo de Defesa Econômica e na SDE - Secretaria de Direito Econômico)

CONTENCIOSO CIVEL  __________                 

DIREITO DO CONSUMIDOR  __________

FINANCIAMENTO E OPERAÇÕES BANCÁRIAS (BANCO CENTRAL)  __________

FUSÕES E AQUISIÇÕES  __________

INFRAESTRUTURA E GRANDES PROJETOS  __________

MEIO AMBIENTE __________

PENAL  __________

PROPRIEDADE INTELECTUAL  __________

SEGUROS  __________

SOCIETÁRIO  __________

TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIO  __________

TRIBUTÁRIO  __________

Mas claro que são somente sugestões e cabe ao arquivista e os advogados resolverem quais as melhores opções para cada grupo.

 

 

Organização de processos criminais: entendendo os documentos e a sua seqüência comum. 1/3

Para identificar as petições e notificações de um processo criminal, verifique se no cabeçalho dos documentos estão os seguintes termos: 

"Delegado de Polícia, Ministério Público, Departamento de Inquéritos Policiais - DIPO, Vara Criminal, Juizado Especial Criminal - JECRIM, Egrégio Colégio Recursal Criminal, Vara do Júri, Vara das Execuções Criminais, Câmara Criminal e Turma Criminal".

Se encontrar algum destes termos é muito provável que este documento pertença a um Processo Criminal (Penal).

Os procedimentos (recursos) adotados pelos advogados nestes processos terão sua nomenclatura diferenciada em cada instância  (local de processamento, onde o processo está), por isso uma breve demonstração delas e seus documentos e recursos.

                                                                                                

As instâncias em processos criminais são 3:

Entendendo o Fluxo do Processo:

1. Processo criminal ou penal tem seu inicio em um B.O. (Boletim de Ocorrência) elaborado em uma Delegacia de Policia.
2. Depois o Delegado dá inicio a um Inquérito Policial (investigação, onde a policia levanta fatos que comprovem ou não o que foi relatado no B.O.)
3. Ao final desta investigação a Autoridade Policial (Delegado) Denúncia o que apurou no Inquérito Policial ao Ministério Público (em alguns casos o inquérito policial não obtém informações suficientes para compor uma denúncia e é arquivado, sendo assim fim do processo)
4. O Ministério Público analisa o Inquérito Policial e abre um processo. (começa a ação criminal ou penal. Podem ter casos em que o ministério não aceite a denúncia, por falta de informações no Inquérito Policial, então devolve para a Delegacia de Policia para arquivamento. Neste caso fim do processo)
5. O Réu é notificado para apresentar sua Defesa, a acusação da sua Contra Resposta, tem-se a audiência e o Juiz dá a sua Sentença (decisão).
6. Após a sentença se condenado,prisão (ou pagamento de multa, etc), e se absolvido fim do processo, mas pode caber Recurso de Apelação para os dois casos o que levaria o processo para 2ª Instância.
7. Na Apelação Junta-se novos documentos e se indicam até 5 testemunhas.
8. Tem-se uma nova audiência com as partes. (nesta audiência terá um conselho de 7 jurados ouvirão as declarações do ofendido, testemunhas de acusação, testemunhas de defesa, peritos e leituras de documentos do processo, interrogatório do acusado, debates orais, réplica e tréplica, leitura dos quesitos e então votarão em sala secreta para  formar Sentença) (este 8 item, somente nos casos de crimes contra a vida)

Mas e quanto a seqüência de documentos neste processo?

Veja no próximo post.

Organização de processos criminais: entendendo os documentos e a sua seqüência comum. 2/3

A seqüência de documentos no Processo Criminal (Penal)

Os escritórios de advocacia em sua maioria tomam conhecimento de que um cliente está sendo investigado quando a autoridade policial (Delegado) ainda está apurando fatos por meio do Inquérito Policial. E geralmente o advogado vai até a delegacia e pede uma cópia deste inquérito para saber o que está acontecendo.

Então nós arquivistas recebemos a cópia do Inquérito Policial para abrirmos a pasta do caso e este é o primeiro documento nestes processos.

1 – Cópia do Inquérito Policial (esta cópia já vem numerada no canto superior direito das folhas, portanto não retire desta ordem)

1ª Instância

2 – Citação (o réu é informado que tem alguém entrando com uma ação contra ele. Neste caso o Delegado já enviou o Inquérito para o Ministério Público e este foi aceito, caso contrário o Inquérito é arquivado e fim do processo)

3 – Defesa (respondendo a(s) acusação (ões))

4 – Sentença (decisão sobre o que foi levantado até agora. Pode ser que o Advogado peça cópia dos depoimentos das testemunhas, estes devem ser arquivados antes da sentença. Caso não entrem com nenhum dos recursos abaixo Fim do Processo e Execução da Sentença).

5 – Embargos de declaração (interposto quando a decisão é clara, não está de acordo com as provas levantadas, contem erros de escrita ou contradição) ou,

5.1 – Recurso em Sentido Estrito - RESE (este nos casos em que o réu não tenha recebido a denúncia ou queixa, se a decisão tiver ou não tiver o nome do réu, trocar a multa em prisão, decidir sobre unificação de penas e demais itens art. 581 CPP) ou,

6 – Apelação (quando não for o caso de RESE, só poderá caber este recurso, para que seja realizada um novo julgamento e possam ser apresentados novos fatos)

Continua...

Organização de processos criminais: entendendo os documentos e a sua seqüência comum. 3/3

2ª Instância

7 – Intimação (do Juiz de 2ª instância informando a data do novo julgamento)

8 – Memoriais (um resumo dos fatos para agilizar o processo na audiência).

9 – Acórdão (decisão dos juizes de 2ª instância sobre o que foi levantado até agora. Pode ser que o Advogado peça cópia dos depoimentos das testemunhas, estes devem ser arquivados antes da sentença. Caso não entrem com nenhum dos recursos abaixo Fim do Processo e Execução da Sentença).

10 – Embargos de declaração (interposto quando a decisão não é clara, não está de acordo com as provas levantadas, contem erros de escrita ou contradição) ou,

10.1 – Embargos Infringentes (Interposto quando o a decisão não foi unânime, ou seja, um ou mais dos juizes não votou a mesma coisa no acórdão quanto a questão de quem tem direito)

10.2 – Embargos de Nulidade (Interposto quando o a decisão não foi unânime, ou seja, um ou mais dos juizes não votou a mesma coisa no acórdão quanto a questão de anular a ação)

10.3 – Recurso Ordinário Constitucional ROC (usado quando negarem os seguintes pedidos: Habeas Corpus, Mandado de Segurança, e demais pedidos relacionados a direitos constitucionais)

10.4 – Recurso Especial (usado quando o que foi decidido no acórdão é uma norma (lei) Federal que não consta na constituição e para que o processo seja levado para 3ª instância – STJ)

10.5 – Recurso Extraordinário (usado quando o que foi decidido no acórdão é um assunto Federal que vai contra o que consta na constituição e para que o processo seja levado para 3ª instância – STF)

3ª Instância

11 – Intimação (do Juiz de 3ª instância informando a data da novo julgamento)

12 – Acórdão (decisão onde não somente uma pessoa (juiz) analisou o processo. Este é o ultimo documento neste Processo e inicia-se o processo de Execução da Sentença, ou seja, que se faça o que foi decidido).

* Na execução da sentença o Advogado pode usar de mais dois pedidos:

Revisão Criminal (onde ele pedirá a troca da pena. Ex.: Pagamento de cestas básicas ou invés de prisão) e

Habeas Corpus (usado quando há suspeita de que o réu possa ficar preso, garantindo-lhe o direito de ir e vir até o fim da execução)