É muito comum encontrarmos documentos recentes em volumes de pastas de processos que não são os corretos. Por muitas vezes os documentos estão dentro da pasta do processo certo, mas não no volume que deveria estar e isso ocorre em muitos casos por não se saber se o volume que tenho em mãos é o último ou não.
Uma boa e simples ação que pode evitar esta situação é postar uma folha informando do encerramento deste volume e a existência de um seguinte no final de suas pastas. Assim evita-se que:
Ø O Arquivista guarde documentos na pasta errada uma vez que pode existir um volume seguinte;
Ø Os Advogados arquivem documentos na pasta errada uma vez que terá uma folha indicando que a pasta está encerrada;
Ø Sanar dúvidas a respeito da existência de um volume seguinte, já que quando este existir no final da pasta será informado.
Nas pastas dos fóruns já existe esta folha de encerramento, mas eu costumo colocar uma folha contendo o timbre do escritório em que estou e com as informações referentes ao encerramento com letras GRANDES e diferenciadas com o intuito de se chamar a atenção.
Desta forma, caso a pasta seja emprestada a outro escritório ou cliente, você também estará demonstrando seu trabalho e a organização que faz em seu escritório.
