Contratos Sociais: Como guardar os originais e onde encontrá-los nos processos judiciais. 1/2

Contrato social pode se afirmar que é a “certidão de nascimento” da empresa. No seu conteúdo encontram-se as cláusulas que deverão identificar a empresa, dados como:

• Tipo jurídico de sociedade (os mais comuns são Limitada “LTDA” e Sociedade Anônima “S/A ou S.A.”)
• A denominação (Nome da Empresa)
• Localização da empresa (Cidade, Rua, CEP e etc.)
• Qualificação completa dos sócios (Nome completo, nacionalidade, estado civil, data de nascimento, profissão, nº do CPF, RG, seu número, órgão expedidor e UF onde foi emitida, domicílio e residência (tipo e nome do logradouro, número, bairro/distrito, município, Unidade Federativa e CEP);
• Seu objeto social (o que é feito por esta empresa ex.: Comércio varejista de confecções, Indústria de Alimentos Congelados, etc.)
• Forma de integralização do capital social (quanto que a empresa e como está dividido este valor entre os sócios se for o caso de sociedade)
• Prazo de duração da sociedade (pode ser determinado ou indeterminado)
• Data de encerramento do exercício social (data onde se fecha o balanço patrimonial anual)
• Responsabilidade dos sócios na empresa.
• Administração (quem é o responsável por administrar)

Os contratos sociais devem ser registrados na Junta Comercial do Estado, ou nos Cartórios de Registro de Pessoas Jurídicas, conforme a natureza jurídica da sociedade. Nos casos de sociedade de advogados, o registro será feito na OAB.

Dica: As Juntas Comerciais quando registram os contratos, “carimbam” a parte superior das folhas do contrato social, e este carimbo são furinhos que formam a sigla da Junta Comercial e a data. Ex.: em São Paulo fica assim:

(JUCESP 22.09.2011)

As alterações de contrato social e reuniões de sócios para mudanças no contrato social (Assembléia Geral Ordinária e Extraordinária), também devem ser registradas na Junta comercial.

Mas como arquivar estes documentos?

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Como arquivar estes documentos?

Os contratos sociais são documentos de guarda permanente, portanto aconselho a armazená-lo em um saquinho para sua melhor preservação.

A ordenação deve ser cronológica e decrescente (por data e o documento mais recente primeiro)

Dica: Sempre que lhe for solicitado um contrato social de uma empresa, entregue a ultima alteração, mas verifique se esta é consolidada, caso contrário, leve também o contrato social. Assim você estará consolidando a alteração.

(a alteração de contrato social é consolidada quando em seu corpo existe uma cópia do contrato social)

A identificação da pasta onde serão armazenados estes documentos deve conter o Nome Atual da empresa e nome Anterior.

Ex.: DEPARTAMENTO: SOCIETÁRIO

       EMPRESA: ABCD DO BRASIL LTDA

       Anteriormente Denominada: Abcd Comércio e Indústria Ltda

(Sempre que houver mudança de Razão Social (nome) você deverá alterar a identificação da pasta. Isso facilita na recuperação, pois caso não se recorde do nome novo, o antigo ainda estará lá).

Existem empresas que usam nome fantasia, se for o caso coloque também na identificação da pasta.

Ex.: DEPARTAMENTO: SOCIETÁRIO

       EMPRESA: ARCOS DOURADOS COMÉRCIO DE ALIMENTOS LTDA

       Anteriormente Denominada:

       Nome fantasia: McDonald’s Comércio de Alimentos Ltda

Onde eu encontro uma cópia contrato social em processos judiciais?

Nos processos judiciais, os contratos sociais servem para identificar a parte no processo (pessoa jurídica).

É obrigatória a identificação da parte no processo em seu primeiro ato na ação, ou seja, se a empresa entra com a ação, ela terá que se identificar na petição inicial, e se a empresa é a Ré (quem está sendo processada), ela terá que se identificar na defesa.

Então eu encontro uma cópia contrato social logo após a primeira petição da empresa no processo (petição inicial ou defesa). Em anexo como documento comprobatório de sua existência.

Procurações e substabelecimentos são tão importantes quanto os recursos nos processos.

As procurações são documentos que servem para dar poderes (outorgando) a alguém para que este responda (assine) por você ou pela empresa nos processos.

Em escritórios de advocacia os advogados sempre procuram por esses documentos, pois neles está quem pode assinar naquele processo, ou seja, caso o advogado não encontre a procuração no processo e ele assine a defesa/recurso sem estar com o nome presente na procuração ou substabelecimento, este pode ser julgado extinto (ter o pedido cancelado), perdendo o prazo para efetuar a defesa de seu cliente.

Daí a importância de ter à procuração no processo e saber qual advogado está nela.

Então onde encontro à procuração no processo?

A procuração é um documento obrigatório em ações judiciais. Quando se inicia uma ação, ou seja, na petição inicial junta-se a procuração indicando o(s) advogado(s) que entrou com o processo, e se o seu cliente for o réu na ação, quando seu escritório efetuar a defesa ele deverá juntar a procuração indicando o(s) advogado(s) que irá defender nos demais procedimentos jurídicos.

As procurações sempre têm em seu cabeçalho seu nome em destaque “PROCURAÇÃO”, e em seu conteúdo estarão: a identificação do cliente (outorgante) e a identificação do(s) advogado(s) (outorgado).

As procurações também devem ter a firma reconhecida. (assinatura registrada em cartório, com carimbo de autenticação)

Existem procurações para fins específicos, ou seja, somente para este ou aquele processo. E procurações sem fins específicos, onde o cliente autoriza o advogado a realizar qualquer coisa em seu nome. Ex.: Compra de imóvel, carros, movimentação bancaria, etc.

*Dica: ao se deparar com uma procuração sem fins específicos, deixe-a em um lugar de fácil localização (saquinho na pasta do cliente). Esta procuração será indispensável caso o advogado não encontre a do processo que está trabalhando.

Substabelecimentos

Os substabelecimentos são as procurações de advogados para advogados nos processos, ou seja, se um advogado quer que outro também trabalhe neste processo, ele faz um substabelecimento e o outro advogado pode atuar no processo.

Assim como as procurações, os substabelecimentos têm em seu cabeçalho seu nome em destaque “SUBSTABELECIMENTO”, e também podem ser para fins específicos (vista dos autos, retirar cópia dos autos, retirar em empréstimo e etc), ou dando os mesmos poderes do advogado que está na procuração.


Os substabelecimentos poder ser com reserva de poderes, (quando o advogado pode realizar atividades em nome do cliente e o advogado que consta na procuração também realiza) ou sem reserva de poderes (quando o advogado da procuração passa a outro advogado seus poderes e sai do processo).

Quando se junta um substabelecimento sem reservas o advogado deve fazer uma petição de renuncia, informando sua saída do processo.

Os substabelecimentos não são documentos obrigatórios, portanto podem ser interpostos a qualquer momento no processo. (digo que não são obrigatórios, pois mesmo que não tenha um substabelecimento no processo, o processo continua. Já no caso da procuração, caso não haja o pedido inicial é indeferido).

Então onde encontro o(s) substabelecimento(s) no processo?

Para os advogados juntarem um substabelecimento em um processo, eles fazem uma petição (pedido) juntando o substabelecimento, os seja, você encontrará o substabelecimento logo após esta petição de juntada.

*Dica: Coloque se possível uma cópia (em ordem cronológica) dos substabelecimentos em um saquinho no final do processo, ou se o seu sistema de cadastro de processos permitir, cadastre o nome dos advogados que estão na procuração e nos respectivos substabelecimentos.