Encerrar os volumes nas pastas de processos: uma ação que evita muitos erros em arquivos jurídicos.

É muito comum encontrarmos documentos recentes em volumes de pastas de processos que não são os corretos. Por muitas vezes os documentos estão dentro da pasta do processo certo, mas não no volume que deveria estar e isso ocorre em muitos casos por não se saber se o volume que tenho em mãos é o último ou não.

            Uma boa e simples ação que pode evitar esta situação é postar uma folha informando do encerramento deste volume e a existência de um seguinte no final de suas pastas. Assim evita-se que:

Ø  O Arquivista guarde documentos na pasta errada uma vez que pode existir um volume seguinte;

Ø  Os Advogados arquivem documentos na pasta errada uma vez que terá uma folha indicando que a pasta está encerrada;

Ø  Sanar dúvidas a respeito da existência de um volume seguinte, já que quando este existir no final da pasta será informado.

Nas pastas dos fóruns já existe esta folha de encerramento, mas eu costumo colocar uma folha contendo o timbre do escritório em que estou e com as informações referentes ao encerramento com letras GRANDES e diferenciadas com o intuito de se chamar a atenção.

 Desta forma, caso a pasta seja emprestada a outro escritório ou cliente, você também estará demonstrando seu trabalho e a organização que faz em seu escritório.

Treinando novos colaboradores na sua equipe de arquivo jurídico: guardar pastas como primeira atividade.

Ao ingressarem novos colaboradores na equipe, deve-se iniciar o treinamento com a atividade de guarda de pastas.

Pode parecer um absurdo deixar a responsabilidade da guarda de processos a uma pessoa que ainda não tenha a visão do escritório e não saiba ao certo como funcionam as rotinas, mas esta atividade visa exatamente isso. É por meio da guarda de pastas que o novo colaborador vai ter a percepção das seguintes informações:

• Fluxo de pedidos (pela quantidade de pastas a serem guardadas ele irá perceber o quanto é exigido diariamente da equipe)

• Nome dos clientes do escritório (durante a atividade de guarda é inevitável que se tenha que ler as informações contidas na identificação das pastas e assim os nomes dos clientes vão se fixando na memória)

• Pastas usadas com maior frequência (as pastas que este funcionário já guardou vão se memorizando, seja por meio do local de guarda ou pelo nome do cliente)

• Dimensão do arquivo (a inevitável movimentação em meio ao acervo durante a guarda de pastas faz que este colaborador tenha esta noção de tamanho)

• Responsabilidade e solidariedade no trabalho (o mais importante fator nesta atividade, pois fica claro para o colaborador que uma pasta que ele guarde errado fica comprometido todo o trabalho dos demais colegas e este sentimento de solidariedade para com o trabalho do demais fica muito explícito)

Obviamente que não fica dispensado o acompanhamento e monitoração desta atividade, mas sem dúvidas após um ou dois dias já se percebe que o novo colaborador estará menos ansioso por conta de todas as novidades inerentes a um novo emprego ou ambiente de trabalho e a absorção de novas informações será muito melhor efetuada.

Após o novo colaborador estar ciente de todos estes requisitos básicos no trabalho de uma equipe de arquivo jurídico, deve-se mostrar as demais atividades. Agindo desta forma a compreensão e assimilação do contexto do arquivo diante do escritório/empresa será muito mais fácil para ele.

Agravos: como arquivar estes recursos e porque o de Instrumento fica em pasta separada.

Sabe-se que os Advogados fazem vários recursos para que seu cliente tenha direito ao objeto pleiteado nos processos. Dentre estes os Arquivistas recebem RECURSOS DE AGRAVOS para serem arquivados ora em pastas existentes no seu arquivo, ora para que se abra uma pasta nova somente para este Agravo até então.

Saiba porque isso ocorre:

Existem seis (6) tipos de Agravos e cada um deles para finalidades diferentes;

Ø    AGRAVO DE INSTRUMENTO (art. 522 CPC);

Ø    AGRAVO RETIDO (art. 522 CPC);

Ø    AGRAVO INTERNO (contra decisão interlocutória que nega embargos infringentes) (art. 532 CPC);

Ø    AGRAVO INTERNO (contra decisão interlocutória que nega recurso especial ou recurso extraordinário) (art. 544 CPC);

Ø    AGRAVO DE INSTRUMENTO (contra decisão interlocutória que nega a apelação ou agravo de instrumento do art.522) (art. 557 CPC);

Ø    AGRAVO REGIMENTAL (contra decisão interlocutória que nega recurso especial ou recurso extraordinário no STJ e STF) (art. 258 Regimento Interno do STJ e art. 317 Regimento Interno do STF);

Somente no primeiro (Agravo de Instrumento art.522) o Arquivista geralmente abre uma nova pasta.

Este recurso é interposto para que outro tribunal (instância superior) avalie o pedido e faça com que prossiga o processo (pedido anterior).

Assim, é enviado para este tribunal alem do recurso de agravo, “tudo que aconteceu no processo até o momento” (principais peças), o que gera neste tribunal uma nova pasta e conseqüentemente no seu arquivo também.

Essa pasta após a decisão (acórdão) sobre o que se pede no agravo, deverá ser enviada para o tribunal do processo principal (instancia inferior) e fica apensa (amarrada com barbante) no processo inicial (principal).

TODOS OS DEMAIS AGRAVOS SÃO ARQUIVADOS NO PRINCIPAL, ou seja, são arquivados como as demais petições na pasta já existente.

NOTA: No processo principal o Advogado é obrigado a informar o Juiz que “entrou” com um Agravo de Instrumento, e ele o faz por meio de uma petição (art.526 CPC). Então esta petição tem a mesma data de protocolo do agravo, é sobre o agravo, mas não fica arquivada na pasta do agravo e sim no processo principal (inicial).

Processo Judicial: por que demora tanto para que possa retirá-lo do meu arquivo?

Muitos Arquivistas e Bibliotecários não sabem como funciona um processo judicial e porque demora tanto para eu possa retirá-lo de seu arquivo.

Entender de processos é função do advogado, mas conhecer o ambiente em que se esta inserido só nos faz sermos melhores profissionais.


Os processos judiciais passam por algumas etapas e em todas elas podem caber recursos (defesas) para os envolvidos. Ainda neste sentido os Advogados tem prazo para fazer as defesas e os juizes não tem prazo para a resolução dos pedidos. 
(estão tentando melhorar este ultimo, mas na prática ainda é isso mesmo)

Estes são alguns dos motivos do processo demorar a ter uma solução e encerramento.

Encontrei um video bem simplório que pode ajudar a entender quais as etapas de um processo judicial.

Vale a pena conferir.

Entendendo melhor como funciona os procedimentos, melhoramos nosso relacionamento e "falaremos a mesma língua" com nossos clientes: os Advogados.

Relatórios para auditoria: como seu arquivo jurídico pode ajudar neste procedimento.

Em escritórios de advocacia é comum o envio de relatórios constando a situação (andamento) dos processos de sua responsabilidade.

Este relatório é uma das formas que os clientes dos escritórios saberem como os trabalhos estão sendo efetuados em relação aos seus assuntos e pendências judiciais.

Geralmente os clientes contratam “Empresas de Auditoria” especializadas nestes assuntos, ou mesmo outros escritórios para que avaliem os trabalhos.

Os advogados então ficam incumbidos de passar os relatórios aos clientes ou outros que este determinar. E isso é feito mensalmente (em sua maioria de casos).

O Arquivo Jurídico (Bibliotecário ou Arquivista) pode auxiliar nesta atividade, passando as informações do processo que são encontradas nos andamentos processuais.

Quais são as informações que o arquivo jurídico deve transmitir aos advogados?

As informações mais comuns solicitadas em relatórios são:

• NATUREZA DA CAUSA OU “TIPO DE AÇÃO” (aqui o escritório informa se a ação é Cível, Trabalhista, Tributária e etc. Também por muitas vezes se informa o nome da ação. Ex: Ação Indenizatória)

• OPONENTE OU PARTE CONTRÁRIA (aqui se informa contra quem está sendo movida a ação. Ex.: Fazenda Nacional)

• VALORES ENVOLVIDOS OU VALOR DA CAUSA (onde se posta o valor que se dá à causa)

• SITUAÇÃO DO PROCESSO (informa-se o andamento processual. Em que fase encontra-se o processo)

• POSSIBILIDADE DE EXITO (por meio de seus conhecimentos técnicos e vivencias jurídicas, os advogados colocam a probabilidade de ganho da ação)

• HONORÁRIOS DEVIDOS (aqui temos duas possibilidades. Os honorários advocatícios, para o escritório, ou também honorários de sucumbência, quando se perde ação e tem que pagar a parte contrária)

Nos 4 primeiros itens o Arquivo Jurídico pode auxiliar o advogado.

Estas informações estão em sua maioria disponíveis nos sites dos tribunais, quando se faz uma consulta processual (verificação do andamento)

(para saber como ver andamentos processuais veja este post)

Os 2 últimos itens são mais técnicos e somente os advogados responsáveis podem avaliar e transmitir os dados.

Com o Arquivo ajudando nestas atividades os advogados podem dispor de seu tempo para a resolução de novos casos, gerando mais lucro ao escritório e o arquivo por sua vez, pode entregar um novo produto, exercendo a sua principal função: Auxiliar o Advogado entregando-lhe com celeridade as informações solicitadas.

Guarda externa de documentos: uma forma de seu arquivo jurídico gerar lucro.

O Arquivo Jurídico na visão de muitos advogados é o setor que somente traz despesas ao escritório.

Seja com a compra de pastas ou pagamentos de salários aos funcionários, os arquivos jurídicos não são os setores que irão trazer renda a “atividade profissional”. A única forma que se pensa em custo benefício é quanto à agilidade na recuperação da informação desejada, ou seja, se o Arquivo consegue atender prontamente a solicitação do Advogado fazendo com que este não perca tempo realizando pesquisas para encontrar a informação (documento) solicitada(o). Na visão dos administradores dos escritórios desta forma o Arquivo estará gerando lucro, pois o tempo necessário para a resolução daquele assunto será menor e o Advogado poderá tratar assuntos de outros clientes.

Na realidade é esta a função do Arquivo Jurídico: Auxiliar o Advogado entregando-lhe com celeridade as informações solicitadas.

É claro que a guarda, manutenção, preservação e outras atividades também fazem parte deste contexto, mas atender prontamente com as informações corretas é o que os Advogados esperam do setor de Arquivos do seu escritório.

Mas como fazer com que seu arquivo gere renda?

É muito comum em Escritórios de Advocacia à guarda de documentos dos clientes que não estão vinculados a um processo corrente (ativo), seja por que poderão ser utilizados no processo, ou mesmo até casos (ações judiciais) encerrados em que o cliente solicita que o Escritório guarde, pois ele (cliente) não sabe o que fazer com esta documentação e mesmo o advogado informando que o processo está findo o cliente quer que o guarde.

E os Advogados até no sentido de manter a parceria com o cliente acolhem ao seu pedido, mas não sabem da realidade de todos os Arquivos: A falta de espaço físico.

Então nestes casos é muito bem vinda a contratação de uma empresa de guarda de documentos para efetuar esta guarda. O escritório pode firmar um contrato com o cliente repassando o valor desta guarda mais os trabalhos efetuados com cadastro e recuperação quando necessário.

Exemplo: a empresa de guarda de documentos X cobra por mês R$ 0,41 pelo armazenamento de 1 caixa de 20 kilos que comporta 3 caixas arquivos, BOX como conhecemos.

Então, repassaríamos ao cliente o valor de R$ 4,10 informando que será referente ao armazenamento, cadastro, seguro e eventual limpeza dos documentos.

Obviamente que estes serviços além do seguro, às empresas de guarda de documentos já os dispõe em contrato, mas como em primeiro momento a responsabilidade pela guarda será do escritório, é justa a cobrança por tal.

Desta forma ao mesmo tempo em que o Arquivo “ganha espaço”, vai se tornando “auto-sustentável” no que diz respeito a dinheiro.

Tabela de temporalidade: o erro dos Bibliotecários e Arquivistas em escritórios jurídicos. 1/2

É muito comum Bibliotecários e Arquivistas ao iniciar as atividades em arquivos jurídicos quererem implantar uma Tabela de Temporalidade Documental - TTD.
Na formação destes profissionais eles são orientados de que cada documento tem seu prazo de guarda e que após este prazo eles devem ter uma destinação final, ou seja, para estes profissionais os documentos devem permanecer em seu arquivo por um período e depois devem ser encaminhados a um outro lugar ou serem descartados.

Então estes profissionais elaboram uma tabela com informações como estas:

E os Advogados prontamente dizem não a aplicação desta tabela.

Os Bibliotecários e Arquivistas NÃO estão errados, mas as informações que eles tiveram em sua formação são pertinentes a cada documento tratado individualmente, o que não se aplica aos processos jurídicos, pois estes possuem diversos tipos de documentos que visam comprovar o que está escrito em uma petição.

Não se deve tratar cada documento de um processo jurídico individualmente.

O processo jurídico independentemente do tipo de ação e tipos de documentos encontrados nele devem ser tratados como um documento só. E a aplicação da tabela de temporalidade será para este 1 só documento.
Todos os documentos juntados em um processo jurídico formam a ação, e estes obedecem a uma seqüência de procedimentos prevista nos códigos de processos.

Um exemplo: ao se iniciar um processo, além da petição inicial é obrigatório que se junte os seguintes documentos:

• PROCURAÇÃO (onde o autor determina quem será o Advogado(os) que o irá representar)
• RG ou CONTRATO SOCIAL (para comprovar que quem está entrando com ação existe)
• GUIA DE CUSTAS PROCESSUAIS (guia paga custeando a ação perante ao juízo)

Outros documentos também são juntados (sempre para provar que o autor tem o direito), mas vamos ficar com estes.
Se formos determinar a temporalidade de cada um destes documentos isoladamente teríamos:

• PROCURAÇÃO (validade de 1 ano) (os carimbos de autenticação de cartórios tem esta validade)
• RG ou CONTRATO SOCIAL (validade permanente) (nos processos colocam-se cópias simples, mas nos casos de cópias autenticadas idem a procurações)
• GUIA DE CUSTAS PROCESSUAIS (validade 5 anos) (trata-se de tributo e os tributos tem esta validade)

Esta mera representação desde já nos remeteria a três períodos diferentes de guarda destes documentos, mas como estes documentos estão associados a um processo eles tem garantida a mesma validade do processo, ou seja, estes documentos são válidos enquanto o processo existir.

Então como posso aplicar uma Tabela de Temporalidade em um Arquivo Jurídico?

Veja o próximo post...



Tabela de temporalidade: o erro dos Bibliotecários e Arquivistas em escritórios jurídicos. 2/2

Como posso aplicar uma Tabela de Temporalidade em um Arquivo Jurídico?

Não se aplica tabela de temporalidade em processos judiciais (jurídicos) até que eles tenham a decisão final (trânsito em julgado).

O processo jurídico é ativo e corrente, ou seja, todos seus documentos têm validade garantida até que se tenha o trânsito em julgado da decisão, que nada mais é que uma decisão que não se cabe recurso, ou seja, após esta decisão o advogado nada pode mais fazer no processo.

Geralmente é a decisão (acórdão) dos Supremos Tribunais (3ª instância), mas existem poucos casos em que o processo transita em julgado em instâncias inferiores (1ª e 2ª instâncias).

Portanto para se aplicar uma tabela de temporalidade deve-se observar se o processo encontra-se nesta fase (trânsito em julgado) e a partir deste momento definir 2 anos de guarda (eu coloco mais 1 por segurança) e só após este período avaliar se ira tratar individualmente os documentos para uma guarda maior ou mesmo o descarte destes.

Os 2 anos de guarda após o trânsito em julgado são para que se entre com uma ação rescisória, onde se tentaria rescindir a decisão final (art. 495 CPC), mas são muito raros os casos onde se caibam esta ação.

NOTA: Existem outros casos, por exemplo, processos tributários por homologação que se pede 10 anos de guarda após o trânsito em julgado, mas me referenciei para as ações cíveis pois são mais comuns em Escritórios de Advocacias.

Arquivar por cores: usar pastas coloridas facilita a localização dos documentos

Em sua maioria os escritórios de advocacias e departamentos jurídicos separam seus advogados e colaboradores por área de atuação. Assim são criados os “Grupos de Prática Jurídica” na área Contencioso Cível, por exemplo. Que nada mais é que advogados especializados neste assunto.

O arquivo jurídico também pode ser identificado por área de atuação e uma das formas mais “ilustrativas” é usar cores para cada um destes Grupos de Prática.

Quais seriam as vantagens de se adotar pastas coloridas?

Um exemplo:

Um escritório tem sua especialidade em 3 áreas do direito: Contencioso Cível, Penal e Trabalhista.

E em seu arquivo foram definidas as seguintes cores para cada área:

Contencioso Cível   - Pastas na cor VERMELHO

Penal                      - Pastas na cor CINZA

Trabalhista              - Pastas na cor AZUL

Vantagens de usar as cores

• AGILIDADE NA LOCALIZAÇÃO DE PASTAS NO ARQUIVO

(o arquivista poderá encontrar rapidamente a pasta solicitada, pois além de ter um numero de classificação (ou tombo, ou número de localização física), ele terá o visual diferenciado. Podendo somente procurar pela cor da área da pasta solicitada)

• LOCALIZAÇÃO DE PASTAS EMPRESTADAS

(é muito comum o intercâmbio (troca) de pastas dentro de advocacias e departamentos jurídicos, no momento da localização de uma pasta emprestada se a pasta de um setor estiver em outro, esta facilmente será identificada. Ex.: uma pasta Trabalhista sendo usada por um advogado do Grupo de Prática Contenciosa Cível, seria somente uma pasta Azul em meio a outras muitas Vermelhas)

• REDUÇÃO DE ERROS NO MOMENTO DA GUARDA DE PASTAS

(assim como as pastas, visores também trariam a cor da pasta a ser guardada, portanto não se arquivaria uma pasta Penal no local da Trabalhista)

• IDENTIFICAÇÃO DA ESPECIALIDADE DO ADVOGADO

(o arquivista poderá conhecer a área de atuação deste ou aquele advogado, facilitando assim o atendimento)

• FACILIDADE NO ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS

(uma vez que o arquivista identifica o advogado pela área de atuação e cor da pasta que ele utiliza, este não arquivará os documentos deste advogado em uma pasta que ele não usa)

• FACILIDADE NA IDENTIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS

(por muitas vezes os arquivistas não conseguem identificar onde arquivar alguns documentos (em sua maioria por estes documentos não terem informações suficientes para identifica-lo), sendo assim, por conhecer a cor da pasta que o advogado que enviou o documento usa, o arquivista já pode filtrar o local de arquivamento e perguntar para o “Grupo de Prática” correto onde arquivar)

Uma dica: caso você trabalhe em um escritório pequeno não substitua as pastas, mas use as cores nas etiquetas.

Você pode usar sua criatividade nestes casos:

 

 

(colocando uma tarja na etiqueta, uma bolinha na cor do Grupo de Prática)

Assim posteriormente, quando todos notarem que aumentou a eficiência do arquivo com esta medida, negocie a compra das pastas coloridas.

 

Alguns Grupos de Prática Jurídica encontrados em escritórios de advocacias e sugestões de cores para estes:

ANTITRUSTE __________

(processos judiciais que envolvam a prática de abuso de poder econômico, concorrências. No que tem tramitação (andamento) CADE - Conselho Administrativo de Defesa Econômica e na SDE - Secretaria de Direito Econômico)

CONTENCIOSO CIVEL  __________                 

DIREITO DO CONSUMIDOR  __________

FINANCIAMENTO E OPERAÇÕES BANCÁRIAS (BANCO CENTRAL)  __________

FUSÕES E AQUISIÇÕES  __________

INFRAESTRUTURA E GRANDES PROJETOS  __________

MEIO AMBIENTE __________

PENAL  __________

PROPRIEDADE INTELECTUAL  __________

SEGUROS  __________

SOCIETÁRIO  __________

TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIO  __________

TRIBUTÁRIO  __________

Mas claro que são somente sugestões e cabe ao arquivista e os advogados resolverem quais as melhores opções para cada grupo.

 

 

Organização de processos criminais: entendendo os documentos e a sua seqüência comum. 2/3

A seqüência de documentos no Processo Criminal (Penal)

Os escritórios de advocacia em sua maioria tomam conhecimento de que um cliente está sendo investigado quando a autoridade policial (Delegado) ainda está apurando fatos por meio do Inquérito Policial. E geralmente o advogado vai até a delegacia e pede uma cópia deste inquérito para saber o que está acontecendo.

Então nós arquivistas recebemos a cópia do Inquérito Policial para abrirmos a pasta do caso e este é o primeiro documento nestes processos.

1 – Cópia do Inquérito Policial (esta cópia já vem numerada no canto superior direito das folhas, portanto não retire desta ordem)

1ª Instância

2 – Citação (o réu é informado que tem alguém entrando com uma ação contra ele. Neste caso o Delegado já enviou o Inquérito para o Ministério Público e este foi aceito, caso contrário o Inquérito é arquivado e fim do processo)

3 – Defesa (respondendo a(s) acusação (ões))

4 – Sentença (decisão sobre o que foi levantado até agora. Pode ser que o Advogado peça cópia dos depoimentos das testemunhas, estes devem ser arquivados antes da sentença. Caso não entrem com nenhum dos recursos abaixo Fim do Processo e Execução da Sentença).

5 – Embargos de declaração (interposto quando a decisão é clara, não está de acordo com as provas levantadas, contem erros de escrita ou contradição) ou,

5.1 – Recurso em Sentido Estrito - RESE (este nos casos em que o réu não tenha recebido a denúncia ou queixa, se a decisão tiver ou não tiver o nome do réu, trocar a multa em prisão, decidir sobre unificação de penas e demais itens art. 581 CPP) ou,

6 – Apelação (quando não for o caso de RESE, só poderá caber este recurso, para que seja realizada um novo julgamento e possam ser apresentados novos fatos)

Continua...

Organização de processos criminais: entendendo os documentos e a sua seqüência comum. 3/3

2ª Instância

7 – Intimação (do Juiz de 2ª instância informando a data do novo julgamento)

8 – Memoriais (um resumo dos fatos para agilizar o processo na audiência).

9 – Acórdão (decisão dos juizes de 2ª instância sobre o que foi levantado até agora. Pode ser que o Advogado peça cópia dos depoimentos das testemunhas, estes devem ser arquivados antes da sentença. Caso não entrem com nenhum dos recursos abaixo Fim do Processo e Execução da Sentença).

10 – Embargos de declaração (interposto quando a decisão não é clara, não está de acordo com as provas levantadas, contem erros de escrita ou contradição) ou,

10.1 – Embargos Infringentes (Interposto quando o a decisão não foi unânime, ou seja, um ou mais dos juizes não votou a mesma coisa no acórdão quanto a questão de quem tem direito)

10.2 – Embargos de Nulidade (Interposto quando o a decisão não foi unânime, ou seja, um ou mais dos juizes não votou a mesma coisa no acórdão quanto a questão de anular a ação)

10.3 – Recurso Ordinário Constitucional ROC (usado quando negarem os seguintes pedidos: Habeas Corpus, Mandado de Segurança, e demais pedidos relacionados a direitos constitucionais)

10.4 – Recurso Especial (usado quando o que foi decidido no acórdão é uma norma (lei) Federal que não consta na constituição e para que o processo seja levado para 3ª instância – STJ)

10.5 – Recurso Extraordinário (usado quando o que foi decidido no acórdão é um assunto Federal que vai contra o que consta na constituição e para que o processo seja levado para 3ª instância – STF)

3ª Instância

11 – Intimação (do Juiz de 3ª instância informando a data da novo julgamento)

12 – Acórdão (decisão onde não somente uma pessoa (juiz) analisou o processo. Este é o ultimo documento neste Processo e inicia-se o processo de Execução da Sentença, ou seja, que se faça o que foi decidido).

* Na execução da sentença o Advogado pode usar de mais dois pedidos:

Revisão Criminal (onde ele pedirá a troca da pena. Ex.: Pagamento de cestas básicas ou invés de prisão) e

Habeas Corpus (usado quando há suspeita de que o réu possa ficar preso, garantindo-lhe o direito de ir e vir até o fim da execução)

Procurações e substabelecimentos são tão importantes quanto os recursos nos processos.

As procurações são documentos que servem para dar poderes (outorgando) a alguém para que este responda (assine) por você ou pela empresa nos processos.

Em escritórios de advocacia os advogados sempre procuram por esses documentos, pois neles está quem pode assinar naquele processo, ou seja, caso o advogado não encontre a procuração no processo e ele assine a defesa/recurso sem estar com o nome presente na procuração ou substabelecimento, este pode ser julgado extinto (ter o pedido cancelado), perdendo o prazo para efetuar a defesa de seu cliente.

Daí a importância de ter à procuração no processo e saber qual advogado está nela.

Então onde encontro à procuração no processo?

A procuração é um documento obrigatório em ações judiciais. Quando se inicia uma ação, ou seja, na petição inicial junta-se a procuração indicando o(s) advogado(s) que entrou com o processo, e se o seu cliente for o réu na ação, quando seu escritório efetuar a defesa ele deverá juntar a procuração indicando o(s) advogado(s) que irá defender nos demais procedimentos jurídicos.

As procurações sempre têm em seu cabeçalho seu nome em destaque “PROCURAÇÃO”, e em seu conteúdo estarão: a identificação do cliente (outorgante) e a identificação do(s) advogado(s) (outorgado).

As procurações também devem ter a firma reconhecida. (assinatura registrada em cartório, com carimbo de autenticação)

Existem procurações para fins específicos, ou seja, somente para este ou aquele processo. E procurações sem fins específicos, onde o cliente autoriza o advogado a realizar qualquer coisa em seu nome. Ex.: Compra de imóvel, carros, movimentação bancaria, etc.

*Dica: ao se deparar com uma procuração sem fins específicos, deixe-a em um lugar de fácil localização (saquinho na pasta do cliente). Esta procuração será indispensável caso o advogado não encontre a do processo que está trabalhando.

Substabelecimentos

Os substabelecimentos são as procurações de advogados para advogados nos processos, ou seja, se um advogado quer que outro também trabalhe neste processo, ele faz um substabelecimento e o outro advogado pode atuar no processo.

Assim como as procurações, os substabelecimentos têm em seu cabeçalho seu nome em destaque “SUBSTABELECIMENTO”, e também podem ser para fins específicos (vista dos autos, retirar cópia dos autos, retirar em empréstimo e etc), ou dando os mesmos poderes do advogado que está na procuração.


Os substabelecimentos poder ser com reserva de poderes, (quando o advogado pode realizar atividades em nome do cliente e o advogado que consta na procuração também realiza) ou sem reserva de poderes (quando o advogado da procuração passa a outro advogado seus poderes e sai do processo).

Quando se junta um substabelecimento sem reservas o advogado deve fazer uma petição de renuncia, informando sua saída do processo.

Os substabelecimentos não são documentos obrigatórios, portanto podem ser interpostos a qualquer momento no processo. (digo que não são obrigatórios, pois mesmo que não tenha um substabelecimento no processo, o processo continua. Já no caso da procuração, caso não haja o pedido inicial é indeferido).

Então onde encontro o(s) substabelecimento(s) no processo?

Para os advogados juntarem um substabelecimento em um processo, eles fazem uma petição (pedido) juntando o substabelecimento, os seja, você encontrará o substabelecimento logo após esta petição de juntada.

*Dica: Coloque se possível uma cópia (em ordem cronológica) dos substabelecimentos em um saquinho no final do processo, ou se o seu sistema de cadastro de processos permitir, cadastre o nome dos advogados que estão na procuração e nos respectivos substabelecimentos.

Organização de processos trabalhistas: entendendo os documentos e sua seqüência comum. 1/6

Pode se afirmar que processo do trabalho é o meio que o empregado ou empregador pode utilizar para rever um prejuízo que possa ter obtido na relação do trabalho.

Este tipo de processo possui 3 características:

• Finalidade social: Permite igualdade de benefícios entre empregado e empregador. Ex.: Isenção de custas processuais (depósito recursal)
• Oralidade: O que é dito é respeitado e também usado para decidir.
• Rapidez: Por serem processos que envolvem o meio de vida do trabalhador e sua família (salário), a justiça agiliza a sua resolução. Ex.: Se o juiz perceber que a empresa reclamada usa de muitos recursos para adiar o julgamento, pode lhe aplicar uma multa.

Como havia escrito em outro post, para nós arquivistas identificarmos as petições e notificações de um processo trabalhista, verifique se no cabeçalho estão os seguintes termos: Justiça do Trabalho, Vara do Trabalho, Tribunal Regional do Trabalho, Superior Tribunal do Trabalho ou Trabalhista.

Os procedimentos (recursos) adotados pelos advogados nestes processos terão sua nomenclatura diferenciada em cada instância (local de processamento, onde o processo está), por isso uma breve demonstração delas e seus documentos e recursos.

                                                                                                

As instâncias em processos do trabalho são 3:

VT - Vara do Trabalho – 1ª Instância

Documentos: (Petição inicial, notificação, defesa, sentença e embargos de declaração)

TRT – Tribunal Regional do Trabalho – 2ª Instância

Documentos: (Recurso ordinário, agravo de instrumento, contra minuta de agravo, sentença, contrarrazões, notificação, despacho denegatório e acórdão)

TST – Tribunal Superior do Trabalho – 3ª Instância

STF – Supremo Tribunal Federal – 3ª Instância

Documentos: (Recurso de revista, agravo de instrumento, contra minuta de agravo, sentença, contrarrazões, notificação, despacho denegatório e acórdão)

Mas e quanto à seqüência de documentos no processo?

Veja no próximo post.

Organização de processos trabalhistas: entendendo os documentos e sua seqüência comum. 3/6

Não havendo resolução em 1ª instância o processo segue.

Existem escritórios que abrem uma nova pasta quando o processo vai para outra instância.

Continua agora a seqüência de documentos (recursos) em 2ª instancia (TRT):

5 – Embargos de Declaração (interposto quando a decisão não é clara, não está de acordo com as provas levantadas, contem erros de escrita ou contradição)

5.1 – Sentença dos Embargos (julgando o que foi pedido nos embargos)

6 – Recurso Ordinário (pedindo a anulação ou modificação da sentença)

7 – Despacho Denegatório (decisão interlocutória, geralmente uma pagina, onde o Juiz informa se aceita ou não o recurso ordinário)

8 – Agravo de Instrumento (este aqui só é usado no caso de que o recurso for negado, serve para “destrancar” o recurso, ou seja, sempre que um pedido de análise de recuso for negado, este pode aparecer).

8.1 - Contra-minuta de Agravo (serve para contraditar o que está no agravo)

8.2 – Sentença do agravo (informando se aceita ou não o recurso ordinário)

9 – Notificação para Contra razões com prazo.

10 – Contrarrazões (para contraditar o que foi escrito no recurso ordinário)

11 – Acórdão (o Juiz decide se nega ou da continuidade no pedido do recurso ordinário)

Mesmo após o acórdão em alguns poucos casos o processo pode ser levado a 3ª instância.
E a sequência de documentos será assunto do próximo post.

Organização de processos trabalhistas: entendendo os documentos e sua seqüência comum. 4/6

Aqui continuo a sequência comum dos processos do trabalho (trabalhistas).

Estou tendo a preocupação de dividir os posts sobre este tipo processo para que arquivistas também possam ter a noção do procedimento seguido pelos advogados.

Seqüência de documentos (recursos) em 3ª instancia (TST):

12 – Recurso de Revista (este recurso é usado somente quando a decisão vai contra a nossa constituição e leis, assim o processo seja levado ao Tribunal Superior do Trabalho ou Superior Tribunal Federal, onde será julgado não mais por um juiz e sim por vários que farão entre eles um acordo sobre a sentença)

13 – Despacho Denegatório (decisão interlocutória, geralmente uma pagina, onde o Juiz informa se aceita ou não o recurso de revista)
14 - Agravo de Instrumento (este aqui só é usado no caso de que o recurso for negado).

14.1 - Contra-minuta de Agravo (serve para contraditar o que está no agravo)

14.1 - Sentença do agravo (informando se aceita ou não o recurso de revista)

15 – Notificação informando do recurso revista com prazo para contraditar

16 – Contrarrazões (para contraditar o que foi escrito no recurso de revista)

17 – Acórdão (decisão dos Juízes sobre quem tem direito)

Ainda podem haver mais 2 recursos nos processos do trabalho (trabalhistas), eles serão assuntos dos próximos posts.

Organização de processos trabalhistas: entendendo os documentos e sua seqüência comum. 5/6

O último lugar onde o processo do trabalho pode transitar é no Supremo Tribunal do Trabalho.

Aqui dois tipos de recursos são analisados: (recurso de Embargos e o Recurso Extraordinário)

Continuando a forma dos posts anteriores vamos tratar aqui do Recurso de Embargos.

Seqüência de documentos (recursos) em 3ª instancia (STF):

19 – Recurso de Embargos (este recurso é usado somente quando a decisão vai contra as nossa constituição e leis, contrariando assim as próprias decisões dos Tribunais do Trabalho)

19.1 – Despacho Denegatório  (decisão interlocutória, geralmente uma pagina, onde o Juiz informa se aceita ou não o recurso de embargos)
20 - Agravo de Instrumento (este aqui só é usado no caso de que o recurso for negado).

20.1 - Contra-minuta de Agravo (serve para contraditar o que está no agravo)

20.2 - Sentença (informando se aceita ou não o recurso de revista)

21 – Contra razões (para contraditar o que foi escrito no recurso de embargos)

22 – Acórdão (decisão dos Juízes sobre quem tem direito)

No próximo post o último recurso cabível nos processos do trabalho (trabalhistas).

Organização de processos trabalhistas: entendendo os documentos e sua seqüência comum. 6/6

Não são muitos os processos do trabalho (trabalhistas) que chegam a esta fase recursal, mas ela existe e vamos entendê-la também.

Seqüência de documentos (recursos) em 3ª instancia (STF):

23 – Recurso Extraordinário (este recurso é usado somente quando a decisão vai contra a nossa Constituição Federal art. 102)

23.1 – Despacho Denegatório (decisão interlocutória, geralmente uma pagina, onde o Juiz informa se aceita ou não o recurso extraordinário)

24 - Agravo de Instrumento (este aqui só é usado no caso de que o recurso for negado).

24.1 - Contra-minuta de Agravo (serve para contraditar o que está no agravo)

24.2 - Sentença (informando se aceita ou não o recurso extraordinário)

25 – Contra razões (para contraditar o que foi escrito no recurso de extraordinário)

26 – Acórdão (decisão dos Juízes sobre quem tem direito)

27 – Notificação (para que se pague ou arquive o processo)

Após este procedimento, o processo volta para a vara de origem (1ª instância – VT) para que se execute a sentença (decisão), ou seja, para que se pague o que foi decidido.

Identificar os recursos nos processos jurídicos facilita a vida dos usuários.

Os arquivistas podem usar de um ótimo “artifício” para otimizar os trabalhos dos Advogados: A identificação dos recursos nos processos jurídicos. 
Os Advogados ao longo dos procedimentos adotados nos processos jurídicos entram com recursos para ratificar a posição de seu cliente perante a um assunto, e assim contraditando a “parte contrária” no processo. 
Estes recursos geralmente estão após uma sentença ou decisão, mas em alguns casos não. 
Então como saberei que esta petição trata-se de um novo recurso? Resposta: Lendo (não tem jeito). Mas tem uma palavrinha que é usada pelos advogados que facilitam a nossa identificação desta petição. INTERPOR. (geralmente encontrada na página inicial da petição)

Os recursos quase sempre vêem precedidos desta palavra e o nome deles ganha destaque no texto. Seja usando “negrito, sublinhado, tamanho ou fonte diferentes do restante do texto”. Os advogados sempre destacam os recursos para que os juízes também os facilmente identifiquem.

Existe um tipo de recurso (em especial) que ganha outra "palavrinha facilitadora" para nós arquivistas, é os Embargos de Declaração, que está quase sempre precedido da palavra OPOR e sempre usado após uma sentença ou decisão (usado quando o juiz não enfrenta um pedido, faz que não viu ou não deixa claro o que decidiu).

Agora que eu (arquivista) identifico o recurso, como identificá-lo para meu usuário?

Minha sugestão são as “divisórias para pastas”.

Mas para começar a fornecer este novo produto do seu arquivo, aconselho a usar como “piloto” os post-it’s.

Anote no post-it o nome do recurso, cole na petição deixando o nome à mostra e vá acompanhando como os seus usuários reagem. Após um período pergunte se estão gostando do seu novo produto (e a resposta será sim), então sugira a compra das divisórias. Certamente vão autorizar.

Hoje uso divisórias brancas feitas em uma gráfica. A gráfica já me envia com o nome do recurso, mas também já usei as divisórias transparentes e coloridas compradas em papelarias. Estas eu colava uma etiqueta com o nome do recurso.

Veja uma seqüência de recursos em AUTOS DE INFRAÇÕES.