Tabela de temporalidade: o erro dos Bibliotecários e Arquivistas em escritórios jurídicos. 1/2

É muito comum Bibliotecários e Arquivistas ao iniciar as atividades em arquivos jurídicos quererem implantar uma Tabela de Temporalidade Documental - TTD.
Na formação destes profissionais eles são orientados de que cada documento tem seu prazo de guarda e que após este prazo eles devem ter uma destinação final, ou seja, para estes profissionais os documentos devem permanecer em seu arquivo por um período e depois devem ser encaminhados a um outro lugar ou serem descartados.

Então estes profissionais elaboram uma tabela com informações como estas:

E os Advogados prontamente dizem não a aplicação desta tabela.

Os Bibliotecários e Arquivistas NÃO estão errados, mas as informações que eles tiveram em sua formação são pertinentes a cada documento tratado individualmente, o que não se aplica aos processos jurídicos, pois estes possuem diversos tipos de documentos que visam comprovar o que está escrito em uma petição.

Não se deve tratar cada documento de um processo jurídico individualmente.

O processo jurídico independentemente do tipo de ação e tipos de documentos encontrados nele devem ser tratados como um documento só. E a aplicação da tabela de temporalidade será para este 1 só documento.
Todos os documentos juntados em um processo jurídico formam a ação, e estes obedecem a uma seqüência de procedimentos prevista nos códigos de processos.

Um exemplo: ao se iniciar um processo, além da petição inicial é obrigatório que se junte os seguintes documentos:

• PROCURAÇÃO (onde o autor determina quem será o Advogado(os) que o irá representar)
• RG ou CONTRATO SOCIAL (para comprovar que quem está entrando com ação existe)
• GUIA DE CUSTAS PROCESSUAIS (guia paga custeando a ação perante ao juízo)

Outros documentos também são juntados (sempre para provar que o autor tem o direito), mas vamos ficar com estes.
Se formos determinar a temporalidade de cada um destes documentos isoladamente teríamos:

• PROCURAÇÃO (validade de 1 ano) (os carimbos de autenticação de cartórios tem esta validade)
• RG ou CONTRATO SOCIAL (validade permanente) (nos processos colocam-se cópias simples, mas nos casos de cópias autenticadas idem a procurações)
• GUIA DE CUSTAS PROCESSUAIS (validade 5 anos) (trata-se de tributo e os tributos tem esta validade)

Esta mera representação desde já nos remeteria a três períodos diferentes de guarda destes documentos, mas como estes documentos estão associados a um processo eles tem garantida a mesma validade do processo, ou seja, estes documentos são válidos enquanto o processo existir.

Então como posso aplicar uma Tabela de Temporalidade em um Arquivo Jurídico?

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